出口货物的跟单工作内容

发布时间:2017-07-27 00:00:00 编辑:嘉辉 手机版

  跟单员对出口货物的跟单工作主要有:接单、跟进生产、出货跟踪、制单结汇等,下面一起和小编来详细了解一下!

  一、接单:

  接单也即合同的签定,订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称,标的物的质量,数量,价格,交货和支付等交易条件的书面文件,包括买卖双方为达成交易而交换的信件,电报或电传,都足以构成书面合同。

  1.下单方式:客户下单的方式有:通过电话,Fax, Email或书面合同等方式。

  2.接单途径:交易会,出访,出国参展,邀请客户来访,利用我们的网站,等等。

  3.接单形式:在出口贸易中,跟单员接的单没有特定的限制,最常见的是:

  (1) 合同:(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)和购货合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由卖方草拟,后者由买方草拟。

  (2) 确认书:(CONFIRMATION)它比合同要简化些。对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书(SALES CONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASECONFIRMATION)。这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多的轻工商品,日用品,土特产等。而合同用的比较正规。机器设备,大宗贸易的进出口。

  还有协议书,意向书,订单和委托订单等。要提的是,客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。

  4.接单程序: 接单的程序可分为询盘,发盘,还盘和接受四个环节。

  (1) 询盘:(INQUIRY)又叫询价。

  (2) 发盘:(OFFER)又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。

  (3) 还盘:(COUNTER-OFFER)又叫还价。

  (4) 接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。

  二、审单:

  即审核合同

  1.审单内容

  确认产品名称,规格,质量,数量,单价,价格条款,总额,付款方式,包装要求,交货期,交货方式。

  2.审单方法

  (1)产品名称,规格

  审查时产品代码是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号?

  有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。

  (2)质量

  也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中,货物的品质不仅是主要交易条件,也是我们跟单员进行审单的首要条件。

  (3) 数量

  应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。

  约数:如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2.5%,有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》,信用证上如规定约字,应允许有不超过10%的增减幅度。

  (4)单价,总额的审查

  a. 客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对?总额有没有加错? 新客户下单,要查看我们给他的报价。

  b. 通常我们以美元为结算货币,但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。(英镑,港币,欧元)

  (5)价格条款的审查

  出口货物的单价条款,也称价格术语,常用的有:

  FOB 船上交货价(指装运港的价格条件)

  C&F (Freight or Carriage Paid to…..)运费付至指定目地的交货

  CIF 成本+保险费+运费(指目的港)价格

  常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下:

  (1) FOB价格换算为其它价:

  CFR价 = FOB价 + 运费

  CIF价 = (FOB价 + 运费)/ ( 1 - 保险费率 X 投保加成)

  (2) CFR价格换算为其它价:

  FOB价 = CFR价 – 运费

  CIF价 = CFR价 / ( 1 -保险费率 X 投保加成)

  (3) CIF价格换算为其它价:

  FOB价 = CIF价 X (1 – 投保加成 X 保险费率) - 运费

  CFR价 = CIF价 X ( 1 – 投保加成 X 保险费率)

  (6)付款方式审查

  a. 付款方式是否能接受?LC ,付定金,等等。

  b. 支付的货币能否接受?

  (7)包装要求的审查

  a. 工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受?

  b. 客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做?

  c. 客户提供的包装资料是否齐全?(内包装,外包装,标签,说明书)

  内包装:普合,白合,彩合,吸塑

  外包装:纸箱,木箱,桶装,编织袋。最主要是唛头印刷。

  (8)交货期的审查

  跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及时筹备到货物,并装船送达。交货期一般应规定一个期限,而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周,3周,或一个月,二个月,一个季度或更长。

  (9)交货方式的审查

  运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等。来源:报关员培训网

  注:如运费由客户支付,客户决定交货方式。如我们付费,尽量用海运。如报的价是连同海运价,而客户要求空运(赶销售),我们可要求客户承担多出部分的费用。

  关于样品: 要获取订单,备好样品是很重要的一步。

  1. 寄目录,样本:

  2. 准备样品。

  (1) 工厂现有的款式

  (2) 新款

  (3) 客户来样。

  要领:无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品,以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中,凭样品成交的比重很大。作为跟单员,我们要做到:

  (1) 有完整的产品资料,主动进行宣传。

  (2) 新品的成本,价格要进行核算。

  (3) 新品的制作要留有实样。

  (4) 客户的来样要保存好原样。

  三、形式发票:PROFORMA INVOICE

  买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇,在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称,规格,价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用,对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票,它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。(收货人,合同号,形式发票号,开出日期)。 产品信息 (品名,数量,价格,交货期)。合同条款 (价格条款,付款方法)。此外,提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。

  注意几点:

  1 .单价条款要明确 (FOB, CFR, CIF)

  2 .交期要明确

  3 .付款条件要明确 (LC, TT)

  四、出口货物跟单的基本程序

  出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货,证,船,款为中心,包括备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。我们将这些程序概括为:

  (1) 筹备货物:按订单及信用证的要求,按时,按质,按量地备好货物。

  (2) 催审单证:大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障,因它是银行信用。 只要所装运货物与信用证条款一致,银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证,审核和修改的跟踪工作。

  催证:货物快完成时,要催证。

  审证:审证是银行和公司的共同职责,但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上,开证的国家有无贸易往来?开证行的资信?公司审开证人和受益人对否?L/C的货物和金额与合同是否相同?装期?特别条款?

  改证:审证后发现问题是常事。包装上,总金额,效期,包括拼写错误。要求对方修改,一份L/C,可能有几处问题,我们要一一指出,一次性修改。

  (3) 订仓装船:货物备妥,L/C没问题后,我们就要进入到出货装柜,租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的,我们负责租船订仓和装船的手续。首先:

  出货装柜:跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择,制作装箱单,跟踪装柜等。

  a. 货柜选择:根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有:20’29 – 30立方/17.5吨 40’58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨

  b. 制作装箱单:装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格,数量,箱数,毛净重,包装尺码,总体积,箱号,唛头等。

  c. 跟踪装柜:出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后,跟单员要监装,指导货物的摆放。如一个柜内有几种货,每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。

  (4)制单结汇:是出口货物跟单的最后一个环节。

  a.制单:货物装船后,跟单员要及时按L/C,合同或其它单据的内容制作各种单据。

  要在L/C的有效期内将单据送交银行。

  出口单据主要有:汇票,发票,海关发票,提单,装箱单,产地证,商检证,保险单等。

  b.结汇:如按L/C的规定制作了单据,并及时送交了银行,我们就可及时收到货款了。

  单据要求:正确,完整,及时,简明,整洁


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